Každý z nás se pouští do projektu s určitou nadějí a vervou. S vidinou, že úspěšně dosáhneme svého cíle. Jiná možnost tu zkrátka není. Občas ovšem ani přes veškeré nadšení, energii a talent naše cesta nevede k vysněnému výsledku. A přitom by stačilo třeba upravit pár drobností po cestě a nebo jen začít odjinud.
Jak zjistit, že náš projekt má nějaké slabiny a připravit se na případná rizika? Jak odhalit a vyzdvihnout silné stránky a potenciál našeho nápadu? Pokud si nevíme rady, ale i pokud již máme s projektovým managementem jistou zkušenost, není od věci zabrouzdat do široké škály projektových nástrojů a vzít si některý z nich na pomoc. Nejčastějším a dalo by se říci základním nástrojem je analýza SWOT.
Co je SWOT?
Je to ve své podstatě velmi jednoduchá nástroj, který dělí projekt do čtyř částí a nutí nás se podívat podrobně na jeho silné (Strong) a slabé (Weak) stránky, potenciál (Opportunities) i rizika (Threats). SWOT analýza nám velmi přehledně nastíní čemu se máme vyvarovat a na co se naopak zaměřit. Důležité je při tvorbě analýzy zapojit brainstorming a ideálně přizvat celý tým či zkušeného projektového manažera, abychom na věc získali co nejširší úhel pohledu a uvažovali se všemi i méně očividnými alternativami.
SWOT se začala používat při tvorbě strategií organizace a k vyhledání všech alternativ. V současnosti můžete tento trend uplatnit také na jednotlivé projekty. Metoda analýzy SWOT byla vytvořena v 60. – 70. letech 20. století na Stanfordské univerzitě Albertem Humpfreyem. Od té doby se stala pomůckou pro svět obchodu i managementu. Její jádro tkví v uvážení a hodnocení vnitřního prostředí a vnější okolní situace.
Pro vnitřní oblast organizace nebo projektu je vyhrazena identifikace slabých a silných stránek za přispění měřítek v oblasti efektivity vnitřních chodů organizace ve všech existujících oblastech.
V grafické podobě se jedná o čtyři pole, rozdělené křížem vprostřed, které na sebe svým způsobem reagují.
Jak analýzu využít?
Pro vnější prostředí jsou brány v potaz situace a faktory, nad kterými organizace či projektový tým nemají žádný vliv. Musí se jednoduše s jejich existencí a dopadem umět vyrovnat a připravit, pokud možno všechny scénáře, jak se s případnou krizovou situací vyrovnat s co nejmenšími ztrátami či využít potenciální možnosti co nejvíce naplno.
Samozřejmě nelze se připravit a započítat do svých kalkulací všechny eventuality. Nicméně existují faktory a varianty, se kterými jsme schopni počítat a mít v záloze náhradní plán. Například nefunguje-li cesta A, zvolme cestu B. I když bude i něco delší, je stále lepší možností dovézt dopravit materiál či zboží na místo včas a v pořádku, raději než nadávat nad zkaženým logistickým plánem. Například problémy s dopravou, nehody, nefunkční přístroje, nedochvilný kontraktor či nespolehlivý personál a neuspokojivá kvalita materiálu. To jsou hrozby, se kterými je nutné do jisté míry se vyrovnat a zauvažovat, co nejhoršího se může stát a jak co nejlépe jejich vliv na náš plán a úspěch projektu minimalizovat.
Možnosti a rizika
Mezi potenciálními možnostmi projektu si lze představit například větší zájem o zboží, rozšíření nabídky, větší záběr při oslovení cílové skupiny, snadnější dopravu, rychlejší dodávky objednaných služeb, věší prostor pro propagaci, kratší jednací intervaly, nižší pořizovací náklady atd.
Vlivy a hrozby, které organizace či projekt nemůže přímo ovlivnit jsou snadno zapamatovatelné podle zkratky PESTLE: politické, ekonomické, sociální, technologické, legislativní a ekologické.
Pro analýzu SWOT není nikdy možné, abychom stejnou položku zařadili zároveň do hrozeb i možností, silných i slabých stránek. Položka může zabírat své místo pouze v jednom okénku. Aby byla analýza přínosná, je nutné brát ji zcela vážně a skutečně zaznamenat veškeré faktory a varianty. A na jejich základě pak v souladu s vybranou strategií firmy definovat reakce a plány na jejich realizaci a řešení nevítaných situací.
Začněte se rozvíjet ještě dnes!
Studium MBA vám pomůže zlepšit si své manažerské dovednosti.
Studium BBA vám pomůže naučit se prodávat, vyjednávat, přesvědčovat a ovlivňovat.
Kurz Rekonstrukce identity vám pomůže navrátit sami k sobě, zvládat lépe stres, navazovat zdravé vztahy a naučit se ozdravovat ty nezdravé.
